Korfbalvereniging S.C. Olympia (hierna “Olympia”) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Met dit Privacy statement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van onze leden.

Olympia doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Olympia houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy statement;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen, zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten betreffende uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Olympia is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy statement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit Privacy statement.

Verwerking van persoonsgegevens van Leden

Persoonsgegevens van leden worden door Olympia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Ledenadministratie;
• Contributie-inning;
• Uitkomen in competitieverband;
• Publicatie op sociale media en de website welke in eigendom is van Olympia
• Werken met jeugd;
• Informeren leden via een nieuwsmail

Voor de bovenstaande doelstelling(en) zal SC Olympia de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geslacht;
• Geboortedatum en -plaats;
• Adres en Woonplaats;
• Recente foto spelende leden;
• Bankrekeningnummer;
• Specifieke sportdiploma’s, bijvoorbeeld een trainers of scheidsrechterdiploma
• Toestemming voor publicatie op sociale media en de website welke in eigendom is van Olympia
• Werken met Jeugd: vragen naar een recente VOG (Verklaring Omtrent Gedrag).
• Medische gegevens t.b.v. een veilig korfbaljeugdkamp, t.w. specifieke voedseleisen, allergieën en medicijngebruik. Deze gegevens staan op het kampdeelnemersformulier.

Uw persoonsgegevens worden door Olympia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en).

Bewaartermijn

Olympia bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen de financiële administratie voor de duur dat de wet voorschrijft.
• Het deelnemer formulier voor het jeugdkamp incl. alle daarop aanwezige gevoelige informatie wordt direct na het kamp op een veilige manier vernietigd.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Registratie bij het K.N.K.V. / Sportlink.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

De leden onder de 18 jaar zijn in de K.N.K.V. app – welke gebruikt wordt voor wedstrijden – afgeschermd weergegeven.
Leden vanaf 18 jaar kunnen in de app zelf instellen op welke wijze hun profiel zichtbaar is. Het standaard profiel is “normaal” wat betekent dat de foto en de naam van het lid zichtbaar is.

Buiten de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging

Olympia heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens Olympia van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• Commissies kunnen alleen via hun aanspreekpunt / via het betreffende bestuurslid ledeninformatie aanvragen om hun werkzaamheden te kunnen uitvoeren;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Wij testen en evalueren jaarlijks onze maatregelen;
• Betreffende leden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van de persoonsgegevens.

Rechten betreffende uw gegevens

• U hebt recht op inzage, correctie en/of verwijdering van persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
• Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
• Mocht u tijdens de looptijd van het lidmaatschap besluiten de verwerking van uw persoonsgegevens of een deel hiervan te willen intrekken dan kunnen hier consequenties voor u aan verbonden zijn. De secretaris van Olympia zal met u hierover overleggen (Uitgezonderd: Specifieke sportdiploma’s bijvoorbeeld trainersdiploma en toestemming voor publicatie op sociale media en de website welke in eigendom is van Olympia).

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover contact met ons secretariaat op te nemen of via een mail naar secretariaat@olympia-spijkenisse.nl. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

De volledig publicatie AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) kunt u op de website van de overheid vinden.